středa, 06 květen 2020 12:14

Jak připravit nákupní proces na ekonomickou krizi

Napsal(a)

Popsal jsem jak připravit firemní nákupní proces na krizi. Co by měl management dělat s nákupním procesem, než nastane ekonomická katastrofa. Ano používám termín ekonomická katastrofa, nikoliv ekonomická krize. Ono to totiž bude mnohem horší než krize minulá. A ještě si troufnu tvrdit, že ten kdo minulou krizi neprožil a neřešil ve fabrice důsledky tak neví tzv. „ vo co gou“. Při vší úctě ke všem. Číst o tom a zažít to, jsou dvě zcela rozdílné kategorie.

Článek neobsahuje ani všechny kroky (to by byla spíše kniha) ani není návodem. Je upozorněním na oblasti, na které je potřeba si prioritně zaměřit. Existuje metodika řešení formou projektu, která se mi osvědčila a navazuje na výběr oblastí.

Jsem v byznysu 30 let a zažil jsem toho opravdu hodně v nákupu, obchodu i managementu a dokonce i v krizovém managementu. Stál jsem během špatných časů v krizi 2008 a 2009 na straně nákupu a následně na volné noze jsem pro řadu klientů řešil rekonstrukci nákupního procesu, tak si troufám tvrdit, že vím, o co jde a o co půjde za pár měsíců a jak to řešit.

Proč některé firmy krizi přežijí a jiné ne

Začnu tím, proč se některé firmy přežijí krizi lépe, některé hůře a některé vůbec. Základní rozdíl se projevuje už nyní, ještě předtím než ona ekonomická katastrofa nastala. Ti prozíraví neřeší jen, co se odehrává nyní, ale již se intenzivně připravují na to, co bude. Vědí totiž, že připravenost a rychlost se počítá teď nejvíce.

Mám na to jedno přirovnání. V jednom mém oblíbeném filmu říká můj oblíbený filmový herec Jeremy Irons v roli šéfa firmy, že jsou tři způsoby jak být lepší než ostatní konkurenti. A to buď podvádět, nebo být chytřejší nebo být rychlejší. A dodává - podvádět nebudu, také nedělám si iluze, že bych byl o moc chytřejší než ostatní, tak musíme být rychlejší. A o to jde.

 

Co jsou tedy hlavní oblasti řešení, na které je nutné se připravit. ale nejsou zdaleka jediné. Budou se postupně upřesňovat. V dalším článku odhalím zase více.

 

Redukce nákladů

Objem externích nákladů ve firmách je podle typu firmy řekněme od 40 % do 80%. A půjde o to, je co nejvíce srazit a trvale minimalizovat, ale tak aby to neohrozilo základní fungování firmy.

Postupů jak toho dosáhnout je celá řada. Zde jsou příklady řešení, které jsem osobně úspěšně používal u sebe či svých klientů.

 

Rychlé škrty zbytných výdajů.

To jsou takové, co neohrozí hlavní činnost firmy. A lze je škrtnout hned. Což již řada firem nyní dělá. Projde se každý výdaj se zodpovědnou osobou a musí se zdůvodnit, jak souvisí s hlavní činností firmy a zda je firmě v krizi k užitku. Pokud je odpověď negativní tak pryč s ním. Sám jsem se divil, kolik zbytných výdajů lze najít a jak rychle.

 

Revize a přehodnocení stávajících smluv a závazků

A to nikoliv jen sjednání nové ceny, ale také tato opatření.

 

Potřebujeme skutečně všechny stávající dodávky, služby a další plnění ve stávajícím rozsahu?

Například máte smlouvu se vzdělávací společností na nějaký rozsah školení, tak tam budou taková, která v době krize nepotřebujete, rovněž tak například nějaké PR služby a další. A řada dalších vybral jsem náhodně ty, kde se většinou začíná.

Využíváme opravdu celý rozsah plnění, za který platíme?

V praxi jsem narazil třeba na to, že firma měla smlouvu na pojištění na objekty, které již nevlastnila, nebo firma měla paušál za určitý rozsah úklidu nebo praní OOPP, který již dávno byl menšího rozsahu. Divil jsem se, kolik takových plnění ve firmách je.

 

Přehodnocení dodacích podmínek a cen

Tohle je samostatná kapitola, která si žádá samostatný článek. Způsobů jak to udělat je totiž mnoho a o žádném nelze říci, že je ten jediný správný. Vždy záleží na mnoha faktorech. Pro příklad možných postupů uvádím namátkou – říci si o slevu na stávající dodávky s tím, že vše bude fungovat jako dosud. Podrobně analyzovat celé plnění a jak je cena složena, vyžádat si alternativu stávajících dodávek, přesoutěžit, a řada dalších. A rezervy jsou všude, poněvadž máme za sebou roky hojnosti, kdy byla ruka s výdaji více otevřená a převahu byla spíše na straně dodavatelů. Vše se musí přehodnotit. Sám jsem v praxi použil výše uvedené postupy a fungovaly výborně.

Velmi dobře také funguje otevřená kalkulace a podrobný rozpad předmětu plnění. Můžete se podívat na balení, skladování, dopravu a další faktory. Prostě hledejte všude. Dodavatelé budou většinou vstřícní, neboť se krize dotkne i jich.

 

Eliminace zbytečně vysoké kvality a specifikace plnění

Ať už se to týká služeb či dodávek. Nekupujeme zbytečně kvalitní plnění, které nevyužijeme? Třeba drahou povrchovou úpravu, do které pak mlátíme kladivem? Nemáme zbytečně početnou ostrahu tam, kde žádná škoda nehrozí? Nekupujeme značkové díly tam, kde stačí obyčejné, které nám funkčně stačí, ale jsou za třeba za poloviční cenu?

Tady je prostoru spousta. Máme za sebou roky hojnosti, kdy tahle oblast nákupu nebyla tolik pod kontrolou. Ze zkušenosti vím, že v této části je potenciál opravdu veliký.

 

Standardizace plnění

Nenakupujeme třeba pro stejný účel ve firmě různé úrovně dodávek či služeb? Můj oblíbený příklad z praxe jsou ložiska. Proč jednomu provozu do údržby stačí levná čínská a jiný musí mít kvalitní značková třikrát dražší? Již zmíněná centralizace zde rozhodně věci prospěje.

 

Obezřetnost ve výdajích

Zároveň s redukcí musí nastat veliká obezřetnost ve výdajích. Zde pomáhá centralizace rozhodování a posouzení výdajů metodou 4 nebo 6 očí a to od fáze potřeby a vytváření nákupního požadavku až po schválení nákupu. Zdá se možná složité, ale funguje to skvěle. Zaváděl jsem to a uplatňoval v minulé krizi i u klientů. Překvapilo mi kolik peněz se dříve zbytečně utrácelo.

 

Zefektivnění nákupního procesu

Podrobit kompletní revizi celý průběh nákupního procesu. Trochu to souvisí s předchozím bodem. Nezapomínejme, že nákupní proces není jen útvar nákupu a komunikace s dodavateli, ale celý proces, který ovlivňuje průběh nákupu, jeho efektivitu, rychlost a výsledek.

 

Závěr

Je toho hodně. A bude to těžké. Všichni jsme si zvykli na léta hojnosti. Ale ruku na srdce, kdo myslel na to, až jednou léta hojnosti pominou? A už je to tady a mnohem rychleji než všichni čekali.

Ano stát nějaké škody uhradí, mzdy uhradí, ale vše jen v souvislosti se současným stavem. Až to skončí bude to jen e jen na každé firmě. Připravujte se už nyní a přehodnoťte své náklady a procesy. Budete mít náskok a zvýšíte své šance na přežití krize.

Chcete vědět více, posunout se, být připraveni. Mrkněte na firemní workshopy nebo projekty

Držte se. Karel Otýs

  • Ing. Karel Otýs

    Mešno č.ev. 21, 338 43 Mešno, T.: +420 602 447 905, E.: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
    IČ: 41680341

    icon facebook icon linkedin

    ochrana osobních údajů
    obchodní podmínky

novinky e-mailem

Zadejte svoje jméno a e-mail a těšte se na pravidelnou dávku rad, tipů a doporučení pro Váš úspěšnější nákup a obchod.

captcha 

napište mi

Tuto položku je nutné vyplnit.
Tuto položku je nutné vyplnit.
Napište nám prosím zprávu.
Invalid Input