úterý, 05 březen 2019 10:52

Externí nebo interní výběrová řízení pro dosahování úspor?

Napsal(a) Ing. Karel Otýs

Úspory jsou zpět. Můj citlivý radar začíná registrovat zvyšující se tlak na úspory v nákupu. Ne, že by nyní nebyl, ale přeci jen doba ekonomického růstu neposkytuje ideální podmínky. Je zásadnější dostat dodávku včas a neohrozit tím chod firmy. Zejména u nákupu režijních materiálů a služeb je v diskusích na kurzech nejčastější téma zda dělat výběrová řízení interně nebo si najmout externí firmu. Hledáme cesty a argumenty, jaký přístup v které situaci zvolit a proč. Jaký to přinese efekt? Jaký to bude mít dopad na pozici nákupu? Hodně citlivé téma. Na otázku zda úspory formou výběrových řízení hledat interně či externě není totiž jednoznačná odpověď.

Jak to vidím a co klientům radím?

Můj názor prošel vývojem.

Původně jsem byl poměrně zásadním odpůrcem tohoto typu služby. Měl jsem za to, že pověsti nákupu škodí, když svoji práci přenechává externím firmám. Sám sebe tím dostává do poměrně prekérní situace, když je konfrontován výsledek výběrového řízení vedeného externí firmou s podmínkami dosavadních nákupů. Znám pár lidí co měli opravdu těžkou hlavu, když museli odpovídat managementu na otázku: Proč nakupovali dosud tak špatně? 

Postupně jsem se přesunul k názoru, že pro některé nákupní útvary to může být skvělá služba, která zajistí výhodné podmínky v nákupních kategoriích, na které nemá nákupní kapacitu nebo jde o kategorie, které se soutěží v delším časovém intervalu a nákupní tým nemá potřebné znalosti (a jejich získání by bylo časově i kapacitně náročné pro ojedinělý případ). Typicky výrobní firma s malým nákupním týmem, který má sotva kapacitu na to, aby zajišťoval nákupy do výroby. Zvláště v době, kdy je kvalitních lidí permanentní nedostatek, ale úkoly se zvládnout musí.

Takže co říkám klientům?

Externí služba je prostě alternativa k provedení výběrového řízení vlastními kapacitami. Vždy zvažte všechny možnosti. Kolik na ně musíte alokovat kapacit, jaký budou mít efekt, jaký lze asi předpokládat výsledek?
Nevrhejte se do externí služby bezhlavě jen proto, že ty úspory jsou tak lákavé. Ale ani nemachrujte, že výběrové řízení zvládnete sami, když na to evidentně nemáte kapacitu. To pak také zavání průšvihem.

Prostě si sedněte a analyzujte, jak je u nás v nákupu dobrým zvykem.

Co zvažovat?

Externí služba

Kdo službu poskytuje a jakou má zkušenost s nákupem? Myslím skutečným, praktickým výkonem nákupu, nejen s poskytováním služby. Nechte si ukázat a ověřte si reference. Jakým způsobem je služba poskytována – dodáte data a dostanete výsledek? A vlastní výkon jak bude pro Vás black box? Nebo máte možnost koukat externí firmě přes rameno a získávat tak cenné znalosti? Jaký díl práce musíte odvést vy a jaký externí firma? Skutečně přináší něco, co vy nemáte, nebo o tom jen nevíte?
Jaká je předpokládaná úspora a jaká odměna? Jak je odměna vyplácena? Najednou nebo měsíčně a jak dlouho? A jaké podklady k výpočtu odměny musíte dodat, kolik budou stát práce? Jsou úspory skutečné nebo zůstávají na papíře a tím pádem je odměna externí firmy náklad navíc?
Co se děje po skončení tendru? Pomáhá Vám externí firma s uzavřením smlouvy a aplikací do praxe, nebo zinkasuje odměnu a jde o dům dál. Pomůže Vám s novým dodavatelem, kterého neznáte, nebo v tom zůstanete sami?
Výše odměny. Kapitola sama pro sebe. Jsem daleko od toho, abych prozrazoval postupy těchto firem, i když je většinou znám. Ale zkuste použít selský rozum. Srovnejte odměnu s nákladem na nákupčí. Je odměna nižší než náklad, nebo byste z ní mohli zaměstnat dva další zkušené lidi a ti by kromě předmětného tendru zvládli ještě další. Nebo ty lidi nemáte a pak je volba jasná?
Nebo u vás, jako v řadě jiných firem, nejsou peníze jako peníze a v jedné účetní kolonce (na služby) jsou a v druhé (na mzdy) nejsou a volba je pak také jasná?

Je to prostě stejně jako jakýkoliv tendr, klasické nákupní rozhodnutí a měli bychom používat stejné rozhodovací postupy.

Vlastní síly

Základní otázka zní, zda máme nezbytné znalosti a dovednosti pro provedení kvalitního výběrového řízení? Pro výběrové řízení je klíčové zadání, které se neobejde bez analýzy a spolupráce s interními klienty. V tomto se postup zatím nijak neliší od předchozího způsobu spolupráce s externí společností. I pro ni musíte připravit zadání.
Pak byste měli mít komoditní strategii na danou nákupní kategorii. To je postup jak postupovat při nákupu a výběru dodavatele a nákupních podmínek. Dávno se již výběrové řízení nedělá tak, že zadání co dostaneme, pošleme dodavatelům a ti nám dají své nabídky, pak se sejde parta lidí ve firmě a v následné debatě určí, kdo vyhrál. Většinou bohužel dost intuitivně a pocitově. Komoditní strategie jasně určuje postup, kterým dosáhneme nejlepší podmínky. Což nemusí být pouze cena, a také většinou není. Zde se již lišíme od spolupráce s externím partnerem, kde je, vzhledem ke konstrukci odměny, je cena pro něj to nejpodstatnější, ne-li jediné kritérium.
Výběrové řízení můžeme realizovat klasicky emailem nebo e-poptávkou nebo e-aukcí. Poslední způsob je poměrně častý u externích společností, kde je orientace na co nejnižší cenu.
Rozhodně není třeba se bát e-aukce realizovat vlastními silami. Je to jen nástroj pro efektivnější průběh výběrového řízení, který nákupy běžně používají.

Jak se rozhodnout?

Může se zdát, že je to náročné udělat si vlastní kvalitní výběrové řízení a je lépe ho svěřit do rukou externí firmy. V mnoha případech to může být ten nejlepší postup, protože prostě máte jiné úkoly, nedostatečnou kapacitu, tlačí vás čas.
Udělat vlastními silami výběrové řízení není na druhé straně žádná raketová věda. Stačí vědět jak na to a absolvovat příslušné vzdělávací kurzy.
Zkuste při Vašem rozhodování zvážit předpokládané výdaje na odměnu externí firmy (dobrá firma dokáže odhadnout míru úspor a tím i svou odměnu) s investicí do vzdělávání nákupčích. Zatímco výdaj na služby externí firmy je jednorázový na danou službu, tak výdaj na vzdělání má trvalý efekt.
Ano, je to cesta delší, těžší, náročnější, ale ten výsledek stojí za to. Pokud nebudeme škatulkovat výdaje do účtů s tím, že na služby prostředky máme, ale na školení a vzdělávání ne, tak je cesta jasná.

Vždy mě překvapí s jakou lehkostí je schopna firma zaplatit za služby externí firmy při výběrovém řízení desítky nebo stovky tisíc a pak argumentovat, že nemá peníze na vzdělávání. Na zvyšování odbornosti svých lidí, , kteří nahradí externí službu při stejném nebo lepším výsledku a ještě to bude stát méně. Jen překročit stín těch škatulek na peníze.
Vědomosti, znalosti a dovednosti k tomu potřebné Vás naučíme na našich otevřených nebo firemních kurzech. Udělejte ten první krok a přijďte si pro potřebné nákupní znalosti a dovednosti.

Co tedy říkám? Nevrhejte se do externí služby po hlavě pod vidinou velkých úspor, ale ani nemachrujte, že vše zváldnete sami. Jsme v nákupu a měla by rozhodovat efektivita!

 

A které kurzy vám budou prospěšné? Například ucelená Akademie firemního nákupu nebo její dílčí kurz Nejlepší postupy k dosažení úspor v nákupu:

Akademie firemního nákupu
začínáme 27. března 2019, Praha

Nejlepší postupy k dosažení úspor v nákupu
5. června 2019, Praha

A pokud nás chcete mít jen pro sebe, tak není nic jednoduššího než poptat Firemní kurz na míru přímo pro váš nákupní tým.

 

Těším se na setkání s Vámi.

Váš průvodce světem firemního nákupu

 Karel Otýs

 

  • Ing. Karel Otýs

    Mešno č.ev. 21, 338 43 Mešno, T.: +420 602 447 905, E.: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.
    IČ: 41680341

    icon facebook icon linkedin

    ochrana osobních údajů
    obchodní podmínky

novinky e-mailem

Zadejte svoje jméno a e-mail a těšte se na pravidelnou dávku rad, tipů a doporučení pro Váš úspěšnější nákup a obchod.

captcha 

napište mi

Tuto položku je nutné vyplnit.
Tuto položku je nutné vyplnit.
Napište nám prosím zprávu.
Invalid Input