středa, 05 září 2018 06:25

8 kroků jak nastavit nákupní proces u Vás ve firmě

Napsal(a)

Na základě nejlepších zkušeností svých i klientů jsem sestavil osvědčený postup pro nastavení interní části nákupního procesu ve firmě. Opakovaně vyzkoušený v praxi. Použitelný pro firmy všech velikostí a oborů. Zatím jsem s tímto postupem pracoval výhradně na firemních kurzech. Nyní jsem se rozhodl ho zařadit do programu otevřeného kurzu a ve formě článku v kompaktní podobě poslat do světa. Ať pomůže i Vám.

Krok 1 - Zmapování stavu

Popište si přehledně graficky vazby a toky ve Vašem nákupním procesu. Udělejte si mapu partnerů nákupu (vžitý termín je interní klienti). Nejsou to jen technické útvary, ale také třeba finance, ekonomika další.

Jednoduše namalujte nákup doprostřed papíru a okolo namalujte ostatní útvary. Možná budete překvapeni jejich počtem. Rekord je 23.

 

Krok 2 – Určete význam partnerů pro nákupní proces

Všechny útvary nejsou pro nákupní proces stejně významné. Zvolte si kritéria pro určení jejich důležitosti pro nákupní proces. Zvolte kritéria objektivní.

Často uváděné kritérium priority „řeším nejdřív toho, kdo nejvíc křičí“ není úplně vypovídající. Se svými klienty používám například tato kritéria: frekvence toku informací, časová náročnost požadavků, finanční dopad do firmy, požadavek výrobní či režijní a další. Vždy individuálně podle charakteru firmy.

Každé kritérium škálujte například na stupnici od 1 do 4. Ohodnoťte každého interního klienta na stupnici, přidělte počet bodů v každém kritériu a pak sečtěte. Ukáže se Vám objektivně důležitost partnerů. Podle této důležitosti je dále řešte.

Zásadně řešte v celém nákupním týmu, ať je výsledek co nejvíce objektivní a zohledňující názor všech.

 

Krok 3 – Popište toky informací a dokumentů

Udělejte si u každého interního klienta seznam, kde bude uvedeno: jaké informace nákupu posílá, v jaké formě je posílá, jaké dokumenty. Totéž udělejte v opačném směru od nákupního útvaru ke každému internímu klientovi. Soustřeďte se stále na popis stávajícího stavu.

 

Krok 4 - Soupis podnětů vůči interním klientům

Zde sepište u každého interního klienta podněty, které by u Vás zlepšili práci nákupu, zrychlily a zefektivnily proces, přinesly úspory a vůbec celkově zvýšily přidanou hodnotu nákupu pro firmu.

Vyhněte se pocitovým hodnocením typu „posílají mi to pořád pozdě“, „ technické podklady jsou nekompletní“ nebo například „pouští dodavateli informace“. Taková informace nemá žádnou hodnotu. Zaměřte se na věcnou stránku.

Použijte raději „ 80% požadavků nesplňuje předkládací lhůtu“, „ opakovaně není na výkresech uváděn způsob opracování hran“, „ výkresy jsou zakládány k požadavku až po opakovaných urgencích“.

Při tvorbě pomůže představa, co potřebuji, abych mohl dělat lépe svoji práci. Můžete uvést i například „ forcasty na materiály by zlepšily včasnost dodávek od dodavatelů“.

Rozdělte podněty na oblast technickou a oblast komunikační.

 

Krok 5 – Definice obvyklých situací s IK a jejich řešení

Společně si v nákupu sestavte žebříček častých situací s interními klienty, které se neustále opakují a řeší pořád dokola. Vyřešení příčin jejich vzniku by znamenalo velký pokrok, zvýšení efektivity, zkrácení časů, úspory. Je to jakýsi seznam bestsellerů z předchozího bodu. Paretovo pravidlo platí totiž všude.

Opakovaně se u mých klientů vyskytují na tomto seznamu například následující situace. Zamezení obcházení nákupu, uvádění obchodních označení produktů namísto jejich parametrů, externí komunikace žadatelů vůči dodavatelům, dodržování procesních pravidel, jak prosadit alternativy.

Popište si, jak se situace projevuje, kolikrát za určitě období (například za týden) nastává, kolika nákupců se týká, jakých interních klientů se týká, týká se celých útvarů, nebo jen vybraných osob. A sepište možná řešení. Když jdete takto do detailu, tak se stává, že paušalizovaný problém typu „oni si pořád objednávají sami na internetu“ se najednou ukáže tak, že se týká 2 osob z interních klientů, 1 nákupce a stává se 2 x za měsíc. A najednou to vidíte úplně jinak.

Na závěr si pak sepište možná řešení, která následně proberete s interními klienty.

Příklad:

Uvádění obchodních označení produktů dodavatele na požadavcích

Interní klient si vybere konkrétní typ například nářadí a jeho obchodním označením znemožňuje nákupu poptat jiné. Vlastně tak vyrobí monopolního dodavatele, který většinou i ví, že to bude on.

Stává se 3 nákupcům, 2 x týdně u sortimentu nářadí ve finančním objemu jednotek tisíc Kč.

Co s tím?

V první řadě je nutno odlišit zda to vítáme či ne. Tento postup nemusí být vždy špatně. Naopak jsou i situace, kdy nákupu pomáhá a paušalizovaným zákazem by si nákup způsobil problémy. Většinou nákupy tohle vítají u speciálních produktů a neradi to vidí nu katalogových nákupů.

Jaká jsou možná řešení?

V první řadě musíme zjistit motivaci žadatele, proč to dělá? Může za tím být preference určitého dodavatele z osobních důvodů, ale také třeba špatná komunikace ze strany nákupu, nebo nedostatek podkladů k rozhodnutí, nebo prostě technologické důvody.

Vybírá ze správného katalogu? Interní klient potřebuje najít pro sebe vhodné řešení z více alternativ, Poskytněme mu ty správné katalogy.

Nabízet alternativy. Poskytněte alternativní produkty s příslušným vysvětlením proč.

Mít proces pod kontrolou, abyste zachytili tyto situace včas jejich opakování, od koho vznikají a mohli je hned řešit. To se většinou neobejde bez elektronizace administrace požadavků, kterou stále většina firem nemá. Investice do ní jsou velmi rychle návratné.

 

Krok 6 – Zpětná vazba interních klientů

Nechte zpracovat Vaše interní klienty krok 3 a krok 4 z jejich pohledu směrem k nákupu. Nezbytné je vysvětlení proč to děláme, nehledáme chyby, ale zlepšení.

Optimální forma kroku 3 až 5 je společný workshop nákupu a interních klientů. Za externího moderování. Z vlastní zkušenosti u svých klientů konstatuji, že je to všechny velmi výrazně posunulo vpřed.

Pozor na vysvětlení proč to děláme, ať se z toho nestane jen jeden z mnoha úkolů, co se „nějak udělají, aby nám dali pokoj“.

 

Krok 7 – Srovnání pohledu interních partnerů a nákupu

V tomto kroku položíme vedle sebe pohledy obou stran a řešíme co s tím. Jasně se ukáže, že co profese nebo co útvar, to jiné preference. Oddělí se od sebe liknavost a objektivní důvody. Obě strany si vysvětlí, že vzájemné požadavky nejsou žádná buzerace, ale že mají oprávněný důvod pro svůj postup. Ukáže se reálnost vzájemných požadavků a nutné úsilí k jejich naplnění. Ukáže se, kterými body komunikace se má cenu zabývat a kterými ne.

Ideální je opět forma workshopu, kde se podle mých zkušeností velmi rychle vyjasní preference, potřeby, co má význam řešit a co ne.

Takovýto workshop znamená vždy zásadní změnu v komunikaci a spolupráci v nákupním procesu ve firmě.

 

Krok 8 – Co změníme

Výsledná formulace nových pravidel interní části nákupního procesu. Pravidel společně dohodnutých s respektováním pohledu všech útvarů podílejících se na nákupním procesu. Tudíž přirozeně dodržovaných, protože v nich všichni vidí užitek.

 

Chtěli byste to také tak mít?

V tom případě máte čtyři možnosti. Seřazené dle nákladovosti.

První možnost je zkusit to podle tohoto návodu sami. Tento postup má svá omezení, protože každodenním stresem je komunikace často dost narušena a bez externí podpory si nákup a interní klienti nedokáží dostatečně naslouchat.

Druhá možnost je přijít na kurz Efektivní a výkonný nákupní proces (již 25. 9. 2018 v Praze a ještě jsou volná místa), kde je i tento postup (ale i jiné body) podrobně probírán a odnesete si i podrobný návod krok za krokem i s ukázkou pracovních materiálů a výstupů.

Třetí možnost je registrace na celou Akademii firemního nákupu. Až totiž dokončíte interní nastavení nákupního procesu, čeká Vás nastavení komoditních strategií, postupů vyjednávání, tvorba nákupních postupů, výběr nástrojů a další kroky. A Akademie firemního nákupu Vás na všechny připraví a ukáže jak na ně. Akademie má již dostatek účastníků pro otevření, takže se najisto bude konat.

Čtvrtá možnost je poptat nebo si rovnou objednat firemní workshop na toto téma či přímo společný workshop s interními klienty. Stačí napsat na můj email nebo zavolat. Spojení najdete v sekci kontakty.

Ať si vyberete kteroukoliv možnost z výše uvedených přeji Vám zdar Vašeho konání.

Karel Otýs

Naposledy změněno středa, 12 září 2018 10:05
Pro psaní komentářů se přihlašte