pondělí, 06 březen 2017 06:35

Umíte vysvětlit k čemu je vlastně firemní nákupní útvar dobrý? - část 2/2

Napsal(a)

Na konci první části článku o tom, jak vysvětlit k čemu je firemní nákupní útvar dobrý bylo zmíněno 5 základních možností. Zkusme si je nyní podorobněji rozebrat. Jistě jich bude v praxi více, ale níže uvedený soupis reprezentuji základní přístupy.

Zkusme nyní probrat jednotlivé cesty:

Čekat, až si někdo všimne naší práce.

To bychom se načekali. To nefunguje. Je doba marketingu a prodeje. Slovy jednoho svého kolegy z doby aktivní služby v nákupu „ co nevisí na nástěnce, to neexistuje“.  Dnes samozřejmě je tato nástěnka spíše imaginární než skutečná, ale tvrzení platí snad více než kdy dříve. A marketing a prodej je třeba provádět i u služby nákupu. Budeme-li svou práci v nákupu dělat dobře, nebo dokonce výborně a nebudeme ji stejně dobře nebo výborně prezentovat (nebo se opravdu spíše hodí termín prodávat), tak hrozí reálné nebezpečí, že to udělá někdo jiný a výsledky naší práce si přisvojí. Takže tato cesta se zamítá. Slepá ulička.

Všude ve firmě na potkání vykládat jak jsme důležití a co všechno umíme.

To asi brzy všechny otrávíme a stane se z toho folklór. Nikdo to nebude brát vážně a časem nás ostatní přestanou poslouchat. To také není cesta. Ano, zdá se to být jasné, ale stále se s takovými případy setkávám.  Nejeden nákupčí či manažer je přesvědčen o této cestě. A nejen, že všude vykládají, jak jsou výborní, jak je nákup pupek firmy, ale také mnohdy přidávají, že by to mohlo být ještě mnohem lepší, kdyby jim ostatní neházeli klacky pod nohy. Nejlepší cesta jak se historicky znemožnit a udělat pověsti firemního nákupu medvědí službu. Na druhou stranu, kdo chce kam, pomozte mu tam, a komu není rady, tomu není pomoci. Ale dobrá rada zadarmo, tudy fakt cesta nevede. Další slepá ulička mnoho krát ověřená. A přesto stále zkoušená. 

Vytvořit systém ukazatelů – KPI, jejichž hodnota by měla ukázat, jak dobře pracujeme.

Hit současnosti. Je to něco, o čem se dnes říká, že to je tzv. trendy neb také in, čili moderní a všichni to chtějí, tedy skoro všichni. Musím říci, že z toho nejsem opravdu, ale opravdu nijak nadšen.  Naše práce nákupu se zde vyjadřuje nějakým číslem. Jedním či vícero. To je fuk. Každopádně zamyslete se nad tím, zda chcete, aby kvalita Vaší práce byla vyjádřena jenom číslem. Já bych to tedy nechtěl a nikdy jsem to nepřipustil.  Práce nákupu se tím degraduje na číslo.  Tabulkoví čerti mají pré, ať žije excel a kouzlení s čísly!

Kde je naše kompetence v postupu nákupu, v nákupní strategii, v strategii nákupních kategorií, a v dalších částech nákupního procesu?

Kde je ohodnocení kvality cesty, kterou se k cíli dostaneme?

A co naši interní klienti a management?  Jak budou rozumět naší práci. Ano na konci je někdy číslo, ale vždy se za ním skrývá služba a její kvalita. A nákupní know-how.

Naprosto odstrašujícím příkladem je moje nedávná zkušenost z jedné korporace, kde je práce nákupčích měřena počtem zpracovaných požadavků na nákup a to bez ohledu na charakter práce či nákupní kategorie. Nebo druhý případ. Hodnocení nákupu podle splnění úkolu v úsporách daného v procentech stanoveného z centrály. Od stolu, nikoho nezajímá, jak se k cíli dostanou. Důležité je číslo v tabulce.

Kde je cesta, znalosti, dovednosti, strategie? Nikde, není zde důležitá. Důležité je jen číslo.

Takže tudy cesta podle mého názoru nevede. I když je to moderní a trendem, ale nenechme si vnutit tuto představu a držme se prodeje naší práce.

které nám mohou ukázat oblasti, na které bychom se měli zaměřit. To ano, ale pozor, abychom srovnávali srovnatelné a relevantní čísla.

Nicméně, každý se chová (i nákupčí, i manažer nákupu) jak je motivován. Takže naprosto chápu případy, kdy prostě nákup tyto ukazatele má a je podle nich hodnocen. Všichni chceme brát prémie. Pro tento případ mám v programu některých svých kurzů (hlavně Úspory v nákupu) celou sadu KPI. Protože nastane-li situace, kdy to prostě musí být, je vždy lepší být v pozici navrhovatele, než toho, kdo je unášen děním a je pak pouhým divákem ve filmu, kde hraje hlavní roli.

Zaměřit se na vykazování úspor.

Úspory, úspory, úspory. Pořád samé úspory. Chvílemi začínám to slovo snad už nemít rád. A to píši s plným vědomím toho, že sám jsem vytvořil a vedu již 5 let úspěšný kurz na tohle téma (možná právě z důvodu mého pragmatického přístupu k problematice je kurz tak oblíbený). Jde totiž o to, co si pod tím slovem představit. Občas to zkusím ve firmách a ptám se nejen v nákupu, ale i managementu, i jiných útvarů. Neexistuje mnoho slov s tolika různými výklady a zároveň tak odlišnými. Takže nestačí říci, budeme hledat úspory. Je třeba také říct, co jsou to vlastně ty úspory konkrétně, jak je budeme hledat, počítat a vykazovat a sledovat. A jsme tzv. u jádra pudla.

Zde platí ono známé rčení o tom, když dva dělají totéž, nemusí to být totéž. On totiž může být veliký rozdíl mezi úsporou vykázanou (třeba jen díky kouzlení s čísly a umění pracovat s excelem) a skutečně dosaženou, mezi úsporou v kontraktu a úsporou v účetních výkazech.

Úspory jsou populární termín, ale myslím, že výrazně užitečnější pro firmu je optimalizace nákladů v celém nákupním procesu a při jeho dopadech do firmy. Je to výrazně širší pojem, komplexnější problematika, žádající kvalifikovanější přístup, více znalostí a dovedností, ale v důsledku přináší úspory či eliminaci nákladů výrazně vyšší.

Ale o tom se lze dočíst v několika mých dřívějších článcích o úsporách zde na blogu.  Najdete je zde v blogu.

Například tyto:

Zase ty úspory - tentokrát užitečné desatero jak na ně.

Úspory v nákupu - pár zásad a poznámek o tom co je důležité.

Úspory nebo optimální nákupy - je to stejné nebo ne?

A jsou tu i další.

 

Nebo přijít na kurz Úspory v nákupu v Mirošově u Rokycan.

Co se týká účinnosti této metody pro prodej služby nákup a pro budování pověsti a respektu nákupního útvaru, je určitě dost dobře využitelná a velmi účinná. Je ovšem třeba to umět. A nesmí být jen o vykazování, ale především o dosahování úspor, eliminaci a optimalizaci nákladů.

Komplexní přístup. Vzít za svou roli podpůrného procesu a vykonávat ji co nejlépe. Pomáhat a sdílet cíle s ostatními útvary.

Co tom znamená v naší každodenní práci. Jsme služba a ostatní nás budou hodnotit podle toho, jak budou se službou spokojeni, jak bude kvalita této služby přispívat k tvorbě hodnoty firmy.

A kdo jsou to Ti ostatní? Říkáme jim interní klienti. Jejich skladba je různorodá a liší se dle charakteru firmy. Vlastně jsou to všechny útvary, které dodávají do nákupu vstupy, nebo využívají výstupy. Efektivní interní komunikace s nimi je také „těžká písemka“, soudě dle diskusí na kurzech a zabývám se jí v seriálu  - Interní komunikace v nákupu - zde na blogu.

Zde jsopu odkazy:

Interní komunikace nákupního útvaru - část první.

Interní komunikace nákupního útvaru - část druhá - vztahy prodeje a nákupu uvnitř firmy.

Snad jednu klíčovou věc zde zmíním. Je to pochopení motivace a priorit druhé strany. To je zásadní věc, bez které se neobejdeme. Není zde prostor pro žádné poměřování čehokoliv, třeba ega, ani pro bourání báboviček, ale pouze a jedině pro spolupráci. Jak samozřejmě to zní a jak málo je to vidět v praxi. Nutno přiznati, že u všech zúčastněných stran. Ale neukazujme na jiné a začněme vždy od sebe, od nákupu. My poskytujeme službu, my se musíme snažit jí prodat. Takže neuškodí někdy myslet jako prodejce a ne jako nákupčí a popřít to ošklivé pořekadlo, že nákupčí bývají nejhorší prodejci.

Komplexní přístup také znamená, že nejde jen o číslo někde na konci, ale o celou naši práci, o postupy, které používáme, metody, nástroje. O naše know-how, znalosti, dovednosti. Prostě o cestu k cíli. A kvalita ta cesty je více než jen nějaké číslo ve výkazech. Proto mluvím o komplexním přístupu.  Seznámit se s ním lze například na kurzu Komoditní strategie v nákupu.

Snad stačí na závěr napsat jednu ze zásad z kurzů pro obchodníky, které mám tu příležitost stále více také vést. Neprodávejte produkt, neprodávejte svůj úspěch, prodávejte užitek pro zákazníka, v našem případě pro interní klienty včetně managementu, a myslete na jejich byznys, ne na svůj.

Položte si otázku, v čem pro ně nákup může být užitečný.

Nebo přijďte na některý z aktuálně oteřených kurzů:

Úspory v nákupu.

Komoditní strategie v nákupu.

Vyjednávání s dodavateli v nákupu.

Všechny se konají v Mirošově u Rokycan (7 km od sjezdu D5 Rokycany).

Nebo se podívejte na

komplexní seznam témat pro firemní kurzy na rok 2017.

No a pokud je Vám Praha bližší či přístupnější podívejte se na moje kurzy ve vzdělávací společnosti Topvision.

Hodně zdaru v prodeji Vaší práce Vám přeje

Karel Otýs

Váš profesionální průvodce světem firemního nákupu

P.S.  V článku píši o jiných užitečných článcích zde na blogu na dané téma. Neuvádím všechny odkazy, abych Vás nezahltil, ale jistě je najdete i tak.

Naposledy změněno středa, 08 březen 2017 17:12
Pro psaní komentářů se přihlašte