pátek, 27 leden 2017 12:39

Příběh narození e-poptávek – část třetí (a stále ne poslední)

Napsal(a)

Uplynula dost dlouhá doba od napsání druhého dílu seriálu o narození poptávek. Tak dlouhá, že jsem si musel znovu přečíst předchozí díly, abych dobře a logicky navázal.

Proč tak dlouho? Sám nevím. Ale myslím, že jsem žádný termín neslíbil :-),  a za druhé těch nákupních témat je tolik, že je obtížné volit, které má přednost a časové možnosti jsou omezené. Zrovna nyní tenhle článek píši při cestě vlakem z jednoho tréningu. A také trochu na nátlak některých věrných čtenářů.

Mezitím se také udála jedna významná kapitola v životě nákupních poptávek. Stala se věc, na kterou nákupní komunita dlouho čekala a já ji urgoval, co mohl. Ale je tady. Společnost NAR marketing dokončila novou verzi aplikace pro správu nákupních požadavků, bez které byla elektronizace nákupních poptávek prostě neúplná. Takže nejen, že už pryč doba, kdy jsme poptávkový systém realizovali zjednodušením a úpravou e-aukčního softwaru a společnost NAR následně vytvořila samostatný poptávkový modul (který je dnes samozřejmý a nikdo si nevzpomene, že původní poptávky vznikali jako zjednodušené šablony e-aukcí), ale je zde i ona zmíněná aplikace  která posunuje administraci nákupních požadavků a to zejména ad hoc požadavků do zcela nové dimenze a přináší další výrazně zefektivnění nákupního procesu. Ne, že by dosud taková aplikace nebyla, ale šlo o zakázková řešení pro jednotlivé klienty a nyní je k dispozici standardní produkt.

V této souvislosti musím a velmi rád zmiňuji jméno Josefa Zrníka, vizionáře firemního nákupu, který má rozhodující zásluhu na prvotním narození aplikace elektronizace požadavků (tenkrát s názvem e-pro) a on byl architektem našeho prvního řešení (vzpomínám na mnoho společně stráveného času nad různými verzemi) a další teď již staví na něm. Takže rozhodně neuškodí mrknout na jeho web s další nabídkou vizionářského nástroje pro nákupce www.e-lefant.cz.

Nemohl jsem si odpustit tuto vsuvku, protože se opravdu jedná o významnou událost na nákupním trhu.

Stejně tak si nemohu odpustit poznámku, že v době vzniku e-poptávek (myslím, že jsme s nimi začínali s mým tehdejším týmem již zmiňovaným Josefem Zrníkem v roce 2008) jim málokdo věřil. Ozývaly se hlasy, že to není potřeba, nic to nepřináší a podobně. Ale s mým týmem jsme vytrvale a urputně šli nevyšlapanou cestou a v kombinacích e-požadavků a e-poptávek ukázali veliké efekty. Mezi ně patří mimo jiné více než 30 % úspora procesních časů, snížení cen na položky, které bychom jinak nedocílili a nesporné zprůhlednění procesu nákupu (zejména preferenčních a ad hoc různorodých nákupů, pro které není jiné efektivní řešení). A jedním z efektů byla i redukce požadavků. Prostě, když byl najednou kompletní přehled na místě tzv. na klik, tak se některé věci prostě najednou přestaly požadovat. Kdo ví proč :-)? Ono to totiž funguje jako černá skříňka v letadle. Je vidět kdo a kdy tam vstoupil a co a jak tam udělal. Takže jeden z mnoha podstatných efektů je, že už za vše nemůže nákup, neboť stačí říct „pojďme a podívejme se, jak to bylo“. A odpovědnost je rozložená a mimo jiné také konečně jsem schopni dokázat, jak moc záleží na kvalitě podkladů a termínu, kdy je dostaneme. A mimo jiné zavedením e-požadavků a e-poptávek opravdu konečně přestane na velikosti skutečně záležet (myslím na velikosti finančního objemu požadavku J).

Na napadá mi ještě jeden efekt, který není tak často uváděn a pro nás byl významný. Byla to úspora za platbu za licence SAP. Ono lze v SAP relizovat administraci nákupních požadavků ( i když ne tak uživatelsky příjemně a komplexně jako u externí aplikace, kterou jsme používali), ale je k tomu pro každého žadatele, který vstupuje do systému, potřebná licence, která stojí nějaké a ne malé peníze. A pokud tento uživatel potřebuje licenci jen pro zasílání poaždavků (takových u nás bylo dost), tak je nasnadě porovnání celkové částky za licence z částkou za externí aplikaci. U nás toto porovnání vyznělo jednoznačně pro externí aplikaci. I to může být zajímavá inspirace, kde hledat efekty.

Napadá mi analogie se současným stavem, kdy nastavuji zrcadlo dosavadnímu způsobu vyjednávání v nákupu a také je to těžké prosadit. Ale kdo ví za pár let, to bude zase trend. Poptávkám to trvalo něco přes 5 let.

Pro ty z vás, kteří nečetli předchozí díly, či si je chtějí připomenout, zde uvádím odkazy:

Příběh narození e-poptávek - díl první.

Příběh narození e-poptávek - díl druhý.

Ale teď opravdu zpět k našim poptávkám. Bližší rozbor řešení situace popsané v minulém díle o preferenčních požadavcích a jejich eliminaci si necháme na další samostatný díl. A zkusíme probrat řešení ad hoc požadavků.

Čím se vyznačují ad hoc požadavky?

Tak jak jsem popsal již v první části seriálu o poptávkách. Přicházejí dle vyvolané potřeby od interních zákazníků. Neplánovaně. Na jejich sortiment nemáme uzavřenou žádnou rámcovou smlouvu, ani dohodnuté ceny. Sortiment je totiž značně různorodý, opakovatelnost žádná nebo velmi minimální a nějaký plán či alespoň předpověď potřeby neexistuje.

Finanční hodnota těchto požadavků je nízká a pracnost velká. Takže pracnost při standardní poptávce a náklady s ní spojené převyšují získaný efekt. Takže proto většinou standardně nepoptáváme, protože náklady jsou vyšší než úspora.

Celkový objem v součtu za všechny tyto položky však může být zajímavý. Myslím, že jsem o tom psal už v prvním díle, že v případě, který jsem řešil, to bylo 15 % nákupního objemu (dá se zjistit jednoduchou analýzou objednávek nebo spend analýzou, obojí je obsahem kurzu Úspory v nákupu). A to myslím stojí za to, dostat pod kontrolu. Jde jen o to, najít efektivní nástroj. 

Ještě jsem zapomněl uvést, že ad hoc požadavky nemusí být jen materiál do údržby, vybraný režijní materiál, s kterými se často spojují. Ale jsou to i dílčí služby, menší opravy, prostě jakýkoliv nákup, který splňuje výše uvedené parametry.

Jak tedy postupovat při řešení ad hoc požadavků?

  • Zmapovat, analyzovat, vyhodnotit zdroj.

Odkud přichází, jak často, v jaké hodnotě, kolik jich je, jaké je dělení sortimentu.

  • Jak s nimi v nákupu zacházíme.
  • Dodavatelská základna.
  • Kolik času trávíme jejich specifikací s interními klienty.

Základem pro zavedení e-poptávek na ad - hoc požadavky je jejich efektivní administrace. Rychlá, jednoduchá, transparentní s nízkou pracností pro všechny účastníky nákupního procesu a navazující na e-poptávkový systém.

Efektivní průběh procesu se neobjede bez spolupráce žadatelů, schvalovatelů požadavků, nákupu i dodavatelů. Základem jsou jasně nastavená pravidla a popsaný proces.

Nemusíme však nutně a vždy poptávat. Jedná se především o procesní nástroj, nikoliv primárně nástroj pro dosažení lepších nákupních podmínek, to je doprovodný efekt, s kterým jsme původně moc nepočítali. Jednou z podmínek dosažení zefektivnění procesu je jeho využití na všechny požadavky. Rozhodně není přípustné obcházení systému a zadávání a řešení požadavků či poptávek jiným způsobem.

Zkusme příklad:

Technik údržby požaduje koupit náhradní díl pro stroj – příruba č. 5. Neplánovaně. 

.....

Články mají být krátké, takže pokračování příště nebo tohle i další témata na kurzu Komoditní strategie v nákupu.Jako všechny mé kurzy je i tento originál autorský. A samozřejmostí již je záruka konání, takže se můžete registrovat bez obav ze zrušení kurzu z důvodu nenaplnění.

Nebo přijďte na některý z aktuálně oteřených kurzů:

Úspory v nákupu.

Komoditní strategie v nákupu.

Vyjednávání s dodavateli v nákupu.

Všechny se konají v Mirošově u Rokycan (7 km od sjezdu D5 Rokycany).

Nebo se podívejte na

komplexní seznam témat pro firemní kurzy na rok 2017.

 

Váš profesionální průvodce světem firemního nákupu Karel Otýs

Naposledy změněno středa, 08 březen 2017 17:14
Pro psaní komentářů se přihlašte